Documents d’expédition lors de l’importation : Le guide complet

Vous êtes sur le point d’expédier vos produits de Chine ? Dans cet article, nous vous expliquons ce que vous devez savoir au sujet des documents d’expédition – y compris le connaissement, la facture commerciale, la liste d’emballage et le formulaire A.

Continuez à lire et apprenez comment vérifier si la valeur en douane est déclarée correctement (et ce qui pourrait se produire si ce n’est pas le cas), pourquoi vous avez besoin d’un formulaire A – et bien plus encore.

Connaissement ( Bill of Lading)

Le connaissement (B/L ou BoL) est émis par le transitaire et envoyé à l’importateur. Le connaissement sert de reçu pour l’expédition et comprend les renseignements suivants :

1 = Expéditeur
2 = Destinataire
3 = Notify party
4 = No du bateau et du voyage
5 = Port de départ / arrivé
6 = Place de départ / arrivé
7 = No du containers
8 = Description des marchandises
9 = Poids brut
10 = Dimensions

Selon les modalités de paiement convenues entre le fournisseur et l’acheteur, le connaissement peut servir de document :

1. Confirme la libération d’une lettre de crédit (L/C)
2. Ou, sert de preuve d’expédition, ce qui exige que l’acheteur transfère le paiement du solde.

*La deuxième option est courante lorsqu’on paie par transfert télégraphique (T/T).

Cependant, la plupart des fournisseurs ne fournissent que des copies scannées du connaissement – et non l’original, qui est nécessaire pour obtenir la mainlevée de l’expédition au port de destination.

L’original est normalement livré par la poste, environ 1 semaine après que le fournisseur a reçu le paiement du solde.

Facture commerciale

La facture commerciale (C/I ou CI) indique la valeur de la cargaison et sert à déclarer la valeur en douane. La valeur en douane est utilisée pour calculer les droits d’importation et autres taxes (c’est-à-dire la TVA dans l’Union européenne ou la TPS en Australie).

Lorsque vous recevez votre copie numérisée de la facture commerciale, il y a deux choses à vérifier :

La valeur du produit est-elle déclarée correctement ?

Certains fournisseurs sous-évaluent délibérément les produits – parfois même sans instructions de leurs acheteurs.

Une valeur en douane réduite se traduit par une baisse des droits d’importation et autres taxes. Cette pratique est bien sûr illégale, et l’importateur – et non le fournisseur – est toujours tenu responsable.

La valeur correcte en douane est-elle déclarée ?

Il y a une différence entre la valeur réelle du produit et la valeur en douane. Comme nous l’avons mentionné, la valeur en douane est le montant à partir duquel les droits d’importation et autres taxes sont calculés. Par exemple, aux États-Unis, la valeur en douane est basée sur le coût FOB (Free on board), qui reflète essentiellement le coût du produit.

Dans l’Union européenne, par contre, la valeur en douane est basée sur la valeur CIF (coût, assurance et fret) – qui comprend à la fois le coût du produit et l’expédition au premier poste au sein de l’UE.

Liste d’emballage (ou Packing list)

La liste d’emballage (également appelée liste d’expédition, lettre de transport,  liste de livraison ou packing list) comprend des informations sur les colis, la quantité et le type de produits. Il aide la compagnie maritime à suivre l’expédition, et les autorités douanières évaluent si la cargaison est correctement déclarée – en termes de type et de quantité de marchandises.

Certificat du pays d’origine / Formulaire A

Le Certificat d’Origine (aussi appelé Formulaire A, C / O, COO ou CoO) fait référence à l’origine du pays de fabrication ou d’assemblage.

Le certificat du pays d’origine peut être exigé par les autorités douanières, à l’arrivée au port de chargement, pour les raisons suivantes :

1. Confirmer le pays d’origine, ce qui peut avoir une incidence sur les taux de droits à l’importation applicables.
2. Confirmer si le produit est correctement étiqueté. Aux États-Unis et dans de nombreux autres pays, un pays d’origine est requis (c.-à-d. fabriqué en Chine).

*Le certificat d’origine est normalement délivré par le fournisseur.

Questions et réponses sur les documents d’expédition

Devons-nous soumettre des rapports d’essai ou des certificats de produits aux autorités douanières ?

Bien que les rapports d’essai et autres documents de conformité ne soient pas toujours requis, certaines catégories sont plus strictement contrôlées que d’autres.

Cela comprend, par exemple, les jouets et autres produits pour enfants, les dispositifs médicaux, les aliments et boissons, l’électronique, les plantes, les produits chimiques et les produits agricoles.

Dans certains cas, les documents de conformité des produits font partie de la procédure de soumission des documents douaniers. Cependant, dans la plupart des cas, lorsque de tels documents sont demandés, il s’agit de contrôles aléatoires sur les expéditions  » à haut risque « .

La réponse courte est donc que la soumission d’un document de conformité n’est pas nécessairement obligatoire – mais vous faites face à de graves risques si vous n’avez pas le temps au moment où vos produits arrivent au port.

Quand devrons-nous recevoir les documents ?

Normalement, les documents d’expédition sont envoyés par avion, une semaine après l’expédition. Toutefois, cela suppose que le fournisseur a reçu l’argent, car il accepte rarement d’envoyer les originaux du document d’expédition jusqu’à ce que la cargaison soit entièrement payée.

Ils ont des raisons valables pour cela, car l’acheteur peut décharger et dédouaner la cargaison, une fois les documents originaux obtenus.

Qui délivre les documents de fret ?

Il peut s’agir du transitaire ou du fournisseur.

Devons-nous payer pour ces documents ?

Oui, ces documents d’expédition font partie du processus de dédouanement à l’exportation, qui sont inclus dans le prix FOB – mais pas EX Works (EXW).

De plus, vous devez payer les frais de poste aérienne pour la livraison des originaux, qui sont généralement de l’ordre de 30 $.

Que se passe-t-il si nous ne recevons pas les documents ?

Sans les originaux (ou une mainlevée par télex, si vous préférez obtenir les justificatifs électriques), vous ne pouvez pas faire dédouaner la cargaison.