Guide complet pour acheter des échantillons de Chine

Commander des échantillons de produits auprès d’un fournisseur est un élément clé du processus d’importation. Cependant, il existe différents types d’échantillons, chacun ayant une fonction unique.

Dans cet article, nous expliquons tout ce que vous devez savoir sur l’achat d’échantillons de produits en provenance de Chine: échantillons d’usine, échantillons de pré-production et échantillons par lots.

Nous répondons également à nombre des questions les plus courantes que nous recevons concernant le développement des échantillons, notamment la protection de votre propriété intellectuelle, les méthodes d’expédition et le montant que vous devez payer pour les échantillons.

 

Types d’échantillons de produits

Échantillon d’usine

Un échantillon d’usine est un échantillon de produit «prêt à l’emploi» qui n’est pas fabriqué conformément aux spécifications de conception ou aux spécifications de l’acheteur. Il s’agit de la forme la plus élémentaire de «preuve» de la capacité de production du fabricant. Habituellement, les échantillons d’usine sont achetés dans le cadre du processus de vérification, car ils peuvent être obtenus auprès d’un grand nombre de fournisseurs assez rapidement. Cependant, un échantillon en usine ne démontre pas la capacité d’un fournisseur à fabriquer un produit personnalisé. De ce fait, les échantillons d’usine servent de première introduction, plutôt que de signal pour la sélection finale d’un fournisseur.

De plus, les échantillons d’usine peuvent être divisés en différentes catégories :

• Échantillons de matériaux (échantillons de tissu)
• Produits normalisés (c.-à-d. Pièces de machine)
• Échantillons de lot précédents (produits fabriqués pour le compte d’autres acheteurs, par exemple)

Échantillon de pré-production (conception personnalisée ou marque de distributeur)

Un échantillon de pré-production est utilisé pour vérifier la capacité du fabricant à produire un produit, conformément aux spécifications de l’acheteur. Cela fait également partie d’un processus d’apprentissage, tant pour l’acheteur que pour le fabricant.

Tous les fournisseurs ne seront pas en mesure de répondre à vos exigences. Par conséquent, vous devez avoir des fournisseurs de secours avec qui travailler, au cas où votre choix ne serait pas à la hauteur de vos attentes. Il est également essentiel de fournir au fournisseur des spécifications de produit claires avant le début de la production.

Ne laissez pas le fournisseur combler les zones d’ombres (c’est-à-dire choisir les matériaux et les composants), cela pourrait les amener à utiliser des matériaux peu coûteux et de qualité inférieure.

L’échantillon de pré-production est extrêmement important. Jusqu’à ce que vous ayez un échantillon approuvé sur votre bureau, vous ne savez pas si le fournisseur est capable de fabriquer un produit en fonction de vos exigences.

Échantillon de production / échantillon de lot

Un échantillon de lot est collecté à partir du lot de marchandises produit en gros. Les échantillons de lots (ou échantillons de production) sont utilisés à diverses fins :

• Tests de laboratoire
• Tests fonctionnels
• Contrôle de qualité

Un échantillon de lot doit de préférence être collecté par une tierce partie afin de s’assurer que le fournisseur ne fournit pas d’échantillon ne provenant pas du lot de produits.

Ne vous attendez pas à des échantillons de produits parfaits 

Il existe des limites à ce que les fabricants peuvent réaliser en ce qui concerne les échantillons de pré-production. Par exemple, créer un matériau dans une certaine couleur pantone nécessite un certain volume et ne peut pas être effectué sur un petit échantillon de matériau.

De même, la production d’échantillons est plus manuelle que la production de masse, ce qui peut également entraîner des différences entre un échantillon de pré-production et le produit final.

Questions et réponses 

Comment pouvons-nous protéger notre propriété intellectuelle ?

Vous devez partager les informations sur le produit, telles que les logos et les fichiers de conception, avec les fournisseurs avant de pouvoir créer un échantillon. De nombreux importateurs craignent que le fournisseur ne leur vole leurs dessins. Vous pouvez demander au fournisseur de signer une NDA avant de partager toute information sur le produit. Néanmoins, de tels accords sont difficiles à appliquer. Du moins sans assistance juridique professionnelle, c’est hors de portée de la plupart des startups et des petites entreprises.

Et, même si vous réussissez à faire respecter une NDA, vous ne pourrez peut-être pas obtenir d’indemnisation adéquate de la part du fournisseur. En outre, il est également possible de contourner les NDA en confiant la conception du produit à une nouvelle société non liée par le contrat. Le seul moyen d’être «sûr» est de faire breveter la conception et les fonctions du produit sur tous les principaux marchés, y compris en Chine. Toutes les marques doivent également être enregistrées aux États-Unis, dans l’Union européenne et en Chine. Là encore, cela coûte cher et prend du temps, et n’est pas une approche viable pour la plupart des startups et des PME.

Combien devrions-nous nous attendre à payer pour un échantillon de produit ?

Le coût dépend du type d’échantillon et de la nécessité ou non d’un nouvel outillage (moules d’injection) pour produire ses composants.

Lorsque vous commandez un échantillon d’usine, par exemple, vous ne devez normalement payer que pour l’expédition.

Toutefois, lorsque vous commandez des échantillons de produits personnalisés, vous pouvez vous retrouver à débourser entre 10 à plusieurs milliers de dollars,  tout dépend du coût de l’outillage (le cas échéant).

Comment pouvons-nous réduire les coûts lors du développement d’un nouvel échantillon?

L’outillage supplémentaire est le principal coût lors du développement de nouveaux échantillons. De ce fait, réduire le besoin de nouvel outillage peut aider à réduire les coûts.

Toutefois, cela nécessite que vous choisissiez des composants existants plutôt que de personnaliser des pièces en fonction de vos propres exigences de conception et de fonctionnalité.

Cette approche nécessite également que le fournisseur possède cet outillage, ce qui n’est pas toujours le cas. Alors que de nombreux fournisseurs ont tendance à présenter un grand nombre de « produits de catalogue » (c’est-à-dire sur le site Web de leur société), ils sont rarement disposés à laisser les importateurs utiliser des outils appartenant à d’autres acheteurs. Ainsi, il n’est pas toujours possible de « réutiliser » les outils existants.

Comment puis-je communiquer les spécifications de mon produit avant d’acheter un échantillon de produit?

Le document principal est la spécification du produit (parfois appelée Techpack), qui peut contenir les informations suivantes:

• Des dessins de conception
• Spécification du matériau
• Nomenclature
• Les photocopies
• Schémas de circuit

C’est le document que le fournisseur utilisera lors de la production de l’échantillon.

Comme ce document sera transmis entre ingénieurs et sous-traitants (fournisseurs de matériaux), il est essentiel que les spécifications du produit soient extrêmement claires et faciles à comprendre.

Que se passe-t-il si un fournisseur refuse d’envoyer un échantillon?

Vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu’un fournisseur donne ou produise des échantillons gratuitement, mais vous devriez toujours pouvoir en obtenir, à condition de payer bien entendu.

Les fournisseurs trouvant des excuses  pour éviter de vous fournir des échantillons ont normalement quelque chose à cacher. Vous ne devez pas envisager de faire affaire avec de tels fournisseurs.

Que se passe-t-il si le fabricant ne parvient pas à produire un échantillon conformément à nos spécifications?

Comme indiqué, un échantillon de pré-production est créé pour tester la capacité des fournisseurs à fabriquer votre produit.

Il faut s’attendre à ce que de nombreux fournisseurs ne soient pas en mesure de respecter vos exigences et fournissent un échantillon de pré-production satisfaisant.

Si un fournisseur n’arrive pas à satisfaire vos exigences, après deux ou trois révisions d’échantillons, ne perdrez pas votre temps (ni le leur). Passez simplement à autre !

Le produit final (produit en série) peut-il différer de l’échantillon de pré-production?

Effectivement, cela peut arriver. Réaliser des échantillons de produits permet au fournisseur d’investir beaucoup plus de temps par unité de production que pour une unité produite en masse.

En outre, le rythme plus rapide de la production en gros peut donner lieu à des problèmes de qualité non décelés par les échantillons.

Lorsque vous placez une commande d’un nouveau modèle de produit, vous devez envisager de réduire autant que possible la quantité commandée.

Peut-on commander un échantillon imprimé en 3D à la place?

Non, un échantillon imprimé en 3D ne peut pas remplacer un « vrai » prototype de pré-production. Au mieux, un échantillon imprimé en 3D peut vous aider à concevoir le produit.

Comme mentionné, l’objectif d’un échantillon de pré-production est de tester la capacité de vos fournisseurs à fabriquer votre produit.

Devrions-nous acheter plus des échantillons pour chaque fabricant ?

Oui, la mise en concurrence des fournisseurs est une stratégie cruciale, en particulier dans l’industrie du vêtement.

Le taux d’échec avoisine souvent les 50%.Dans le pire des cas, vous pourriez investir des milliers de dollars et plusieurs mois dans un fournisseur en faillite.

Au lieu de cela, vous devez disposer d’un ensemble de fournisseurs, ce qui vous permet simplement de disqualifier les fournisseurs qui ne répondent pas à vos exigences, tout en vous concentrant sur ceux qui le peuvent.

Bien entendu, cette stratégie est plus coûteuse, car vous devez payer plus d’un fournisseur.

Comment  vais-je recevoir mon échantillon ?

Les échantillons de produits sont normalement livrés par avion.

En general, tous les fabricants peuvent expédier des échantillons par l’intermédiaire de leurs transitaires. Cependant, vous pouvez également organiser votre propre transitaire pour recueillir et expédier des échantillons de produits.

Pour économiser sur les frais de livraison, peut-on envoyer des échantillons de plusieurs fournisseurs dans un seul colis?

Oui, ce service est souvent proposé par les transitaires et les centrales d’achat.

Devons-nous payer des droits d’importation et d’autres taxes lors de l’importation d’échantillons de produits?

 Oui, mais cela dépend de la valeur de la commande.

Sur de nombreux marchés, il existe des seuils minimaux, voire des exemptions pour les échantillons de produits commerciaux. Si la valeur de l’échantillon est inférieure au seuil, vous n’avez pas besoin de payer de droits d’importation ni d’autres taxes.

Toutefois, si la valeur en douane de l’échantillon dépasse le seuil, vous devez payer des droits d’importation (et éventuellement d’autres taxes), en fonction du taux de droit applicable.

Ainsi, vous ne pouvez pas décider de ne déclarer que la valeur de l’échantillon de produit, en laissant de côté le coût de l’outillage. Ce dernier peut coûter plusieurs milliers de dollars.

Quel est le bon moment pour commander un échantillon ?

Ne commencez pas par acheter beaucoup d’échantillons avant d’avoir fait une petite recherche de prix et confirmé si un fournisseur respecte ou non les normes de certification de produit en vigueur dans votre pays.

Les coûts des échantillons s’additionnent assez rapidement si vous les commandez à plusieurs fournisseurs et c’est une perte de temps et d’argent que de les acheter à des fournisseurs qui ne sont pas qualifiés.

Comment dois-t-on stocker des échantillons ?

Lorsque vous recevez un échantillon, marquez-le avec le nom du fournisseur et la date de son arrivée.

L’échantillon est votre référence de qualité qui doit être stockée aussi longtemps que vous restez en affaires. Vous voudrez peut-être aussi commander quelques échantillons supplémentaires afin d’obtenir quelque chose à montrer à vos propres clients.

Une autre erreur à éviter est de renvoyer votre dernier échantillon au fournisseur dans le cadre de la confirmation de la commande. Si vous ne disposez pas d’échantillons de produits, vous aurez beaucoup de mal à prouver la non-conformité en cas d’échec de la production.