Comment rédiger un « manuel de l’utilisateur » lors de l’importation de produits dans l’UE

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Comment rédiger un manuel de l’utilisateur lors de l’importation de produits dans l’UE ?

Les manuels de produits, ou guides de l’utilisateur, ne sont pas seulement » agréables à avoir « . Du moins si vous importez et vendez dans l’Union européenne.

Ils sont absolument essentiels pour de nombreuses catégories de produits, car les manuels des produits sont obligatoires.

Je suis au courant de plusieurs cas où les autorités douanières ont saisi des envois, simplement parce que le produit n’a pas été livré avec un manuel.

Dans cet entretien avec l’un des plus grands experts européens dans ce domaine, vous apprendrez ce qui suit :

  • Quels types de produits nécessitent un manuel ?
  • Dans quels cas un manuel du produit n’est pas nécessaire ?
  • Quelles informations doivent figurer dans le manuel ?
  • Que se passe-t-il si je n’ai pas de manuel ?

Est-il obligatoire d’avoir un manuel pour chaque catégorie de produits ?

Non. Par exemple, un ours en peluche n’a pas besoin d’un manuel.

Après tout, l’utilisation d’un ours en peluche parle d’elle-même. Mais est-ce la fin de l’histoire ? Ce n’est certainement pas le cas ! Concentrons-nous sur la situation européenne.

Remarque Sino : Les réglementations détaillées provenant de l’Union européenne sont plus ou moins indicatives pour le reste du monde.

Que disent ces directives de l’UE ? Ils nous disent que tout produit exporté vers le marché européen devrait être sûr à utiliser et ne devrait pas nuire à la santé de quelqu’un.

Exemple Sino : L’ours en peluche.

Bien qu’un ours en peluche n’ait pas besoin d’un manuel d’utilisation, le fabricant et l’importateur doivent conserver un dossier technique dans lequel ils déclarent que le produit peut être utilisé en toute sécurité, y compris les raisons pour lesquelles.

Quand savez-vous si un produit est sûr à utiliser ?

Si vous avez traité tous les risques possibles tels qu’ils sont énoncés dans la directive européenne pertinente. L’une des exigences de toute directive de l’UE est qu’un utilisateur doit comprendre clairement comment utiliser un produit et, par conséquent, l’utiliser en toute sécurité.

Conseil Sino : S’il n’est pas immédiatement évident de savoir comment utiliser le produit, un manuel d’utilisation est nécessaire.

Cependant, si l’utilisation quotidienne n’a pas besoin d’explications, seules des mises en garde contre les risques éventuels suffisent.

Exemple Sino : Prends l’ours en peluche.

Si l’ours en peluche est plutôt petit, il doit porter un avertissement indiquant qu’il ne convient pas aux bébés ou aux tout-petits.

Les bébés ne devraient pas pouvoir prendre un ours en peluche dans leur bouche. La raison est simple : vous voulez éviter le risque d’étouffement.

Cependant, si l’utilisation quotidienne n’a pas besoin d’explications, seules des mises en garde contre les risques éventuels suffisent.

Exemple Sino : Prenons un autre exemple qui appartient à la même catégorie – les jouets – que l’ours en peluche : une petite voiture électrique destinée aux enfants de 5 à 8 ans.

Une telle voiture a besoin d’être rechargée. Puisqu’il n’est pas directement évident comment cela devrait être fait, un manuel de l’utilisateur devrait être inclus – aussi petit soit-il.

En général, quel genre d’information dois-je inclure dans le manuel ?

Dans tout manuel d’utilisation, différents types d’informations doivent être inclus, et pas seulement des instructions pour l’utilisation quotidienne d’un produit.

Tout d’abord, le manuel devrait inclure une très bonne table des matières, donnant une vue d’ensemble claire de tous les chapitres.

Une table des matières permet de scanner rapidement l’information, ce qui est essentiel pour tout manuel. Ensuite, la question est : quels chapitres devraient se trouver dans un manuel d’utilisation ?

En gros, les chapitres suivants devraient être inclus :

  1. Instructions sur la façon d’installer le produit
  2. Un aperçu des pièces et des noms de pièces du produit.
  3. Consignes de sécurité
  4. Mode d’emploi du produit
  5. des instructions sur la façon de recharger et/ou de recharger le produit, et
  6. Instructions sur la façon de se débarrasser du produit d’une manière respectueuse de l’environnement.

Comment puis-je savoir quelles informations spécifiques doivent être incluses pour une certaine catégorie ?

Si vous voulez savoir quelles informations spécifiques sont nécessaires pour une certaine catégorie, il est préférable de visiter le site de l’UE que j’ai mentionné plus tôt.

Ce site est important pour trois raisons:

  • Premièrement : Il donne à tout importateur un aperçu de toutes les étapes nécessaires pour obtenir un marquage CE officiel sur son produit.

Note Sino : Il s’agit du marquage indiquant que vous vous conformez à la directive européenne pertinente.

Comme les importateurs peuvent être tenus responsables de la même manière qu’un fabricant d’origine, il est nécessaire d’être au courant de toutes ces étapes.

  • Deuxièmement : Le site énumère les 25 catégories de produits, donnant ainsi un aperçu de toutes les exigences spécifiques aux produits qui doivent être satisfaites. Par exemple : un importateur doit-il montrer quel organisme indépendant est impliqué dans la certification de la conformité de l’UE ?
  • Troisièmement : Les exigences des directives de l’UE sont indicatives des exigences du reste du monde, ce qui signifie que si vous réussissez à apposer un marquage CE sur votre produit, vous avez de très bonnes chances de vous conformer à toutes les exigences nécessaires dans un pays donné.

Info Sino : Ce dernier fait n’est peut-être pas si important pour un importateur. Mais un importateur peut transmettre ce message à son fabricant, ce qui l’aide à explorer de nouveaux marchés partout dans le monde.

Ces réglementations sont-elles les mêmes dans tous les États membres de l’UE, ou dois-je suivre les différentes normes dans chacun d’entre eux ?

On pourrait dire qu’une directive de l’UE est une race particulière. Une directive de l’UE n’est pas identique à une loi nationale dans l’un des États membres de l’UE.

Précision Sino : Cependant, les États membres de l’UE s’engagent à transformer toute directive de l’UE en droit national.

En pratique, cela signifie que toute directive de l’UE doit avoir force de loi nationale. Cela signifie-t-il que les lois nationales des États membres se réfèrent aux mêmes normes harmonisées, c’est-à-dire que les lois nationales se réfèrent à des exigences de produits identiques dans tous les États membres de l’UE ? Oui.

Question Sino : Cette transformation en droit national signifie-t-elle que les conséquences judiciaires sont les mêmes dans tous les États membres de l’UE ? Non.

Lorsque vous ne répondez pas aux exigences inscrites dans les lois nationales des États membres, les conséquences judiciaires peuvent différer d’un pays à l’autre.

Par exemple, dans l’État membre A, vous pourriez faire face à une amende si votre dossier technique n’est pas conforme aux normes. Dans l’Etat membre B, la même infraction pourrait conduire à la détention.

Les guides d’utilisation de la langue anglaise sont-ils acceptés dans toute l’UE, ou dois-je m’assurer que le manuel est rédigé dans la langue de chaque État membre dans lequel je vends mes produits ?

Bien que de nombreuses directives de l’UE n’indiquent pas explicitement qu’un manuel de l’utilisateur doit être rédigé dans la langue locale ou dans les langues locales d’un État membre de l’UE, dans la pratique, cette exigence doit en effet être satisfaite.

Cela tient au fait que toutes les directives européennes pertinentes stipulent qu’un manuel d’utilisation doit être aussi compréhensible que possible, notamment pour des raisons de sécurité. Cela implique l’utilisation des langues locales.

Exemple Sino : Prenons l’exemple de la Belgique. En Belgique, vous avez trois langues officielles, à savoir le néerlandais, le français et l’allemand.

Un manuel d’utilisation devrait être publié dans les trois langues afin de se conformer à toute directive européenne pertinente. Il y a cependant des exceptions.

Prenez les manuels destinés à l’entretien des avions. Ceux qui travaillent dans le secteur de l’aviation devraient tous parler et donc comprendre l’anglais, au moins au niveau de l’EST, l’anglais technique simplifié.

Dans un tel cas particulier, la langue anglaise suffit.

Conseil Sino : Mais il est sûr de dire que tout manuel d’utilisation devrait être publié dans la langue officielle ou les langues officielles de l’État membre en question.

La plupart de nos clients obtiennent le manuel imprimé et emballé avec le produit en Chine. Est-il accepté d’imprimer le manuel en Europe et de l’empaqueter avec le produit une fois qu’il arrive ?

Oui, il est possible d’imprimer un manuel d’utilisation en Europe et de le joindre au produit une fois qu’il est en Europe. Toutefois, une mise en garde s’impose.

Un importateur ne peut pas importer un produit qui a besoin d’un manuel d’utilisation s’il ne peut pas se référer à un tel manuel. Dans la pratique, cela signifie que l’importateur devrait, sur demande et sans délai, être en mesure de présenter un fichier numérique contenant le manuel de l’utilisateur.

Note Sino : Cela implique que le manuel de l’utilisateur devrait déjà être là lorsque le produit est expédié dans un État membre de l’UE.

Il est peut-être bon aussi de noter qu’à proprement parler, il n’est pas obligatoire de joindre le produit à une version imprimée du manuel d’utilisation.

Exemple Sino : On pourrait également fournir un paquet ne contenant que le produit et une carte de référence rapide, tout en se référant au manuel complet en fournissant une URL.

Si vous faites cela, il y a un hic : si un client veut une version imprimée du manuel complet, l’importateur est obligé de l’envoyer par la poste. Les personnes qui n’ont pas d’appareil numérique devraient toujours pouvoir se procurer le manuel d’utilisation.

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Jean Perri

Jean Perri est un expert de la logistique internationale, avec une maitrise complète du transport maritime, aérien et ferroviaire.

Il publie des vidéos régulièrement sur la Chaine Youtube de Sino Sourcing, n’hésitez pas à vous abonner.

Jean est aussi un formateur et un coach réputé et propose un programme d’accompagnement pour les importateurs: https://sino-sourcing.fr/limitless-sourcing

Francophone, Anglophone et Sinophone, Jean étudia la logistique/supply chain à la prestigieuse université de Shanghai.

Son rôle est de proposer à la clientèle francophone, les meilleures solutions de sourcing et de transport .

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